7 nápadů
Automatizace firmy

Objednávky, sklad, faktury a platby v jednom systému

Propojíme e-shop, sklad, fakturaci a banku do jednoho systému, který rutinní kroky udělá sám. Vy řešíte jen výjimky. Systém vyvíjíme a provozujeme sami už 8 let.

Audit provozu zdarmaJak to funguje
Jedna objednávka, žádné přepisováníObjednávka 2026-0145
  • Objednávka přijata z e-shopu08:12
  • Zboží rezervováno na skladě08:12
  • Platba spárována podle VS08:42
  • Faktura odeslána e-mailem08:42
  • Štítek pro Zásilkovnu připraven08:43
  • Doklad v podkladech pro DPHkonec měsíce
Žádný krok neudělal člověk.

Co znamená automatizace firmy

Automatizace firmy znamená, že opakované kroky mezi objednávkou, skladem, fakturou a platbou dělá systém, ne člověk. Objednávka se sama propíše do skladu, faktura se sama vystaví, platba se sama spáruje a účetní dostane podklady bez přepisování.

Většina firem dnes používá pět i více nástrojů: e-shop, tabulku se skladem, fakturační program, internetové bankovnictví a e-mail. Mezi nimi stojí člověk, který data kopíruje. Právě tam vznikají chyby a mizí hodiny.

Tyto části spojujeme do jednoho systému s jednou databází. Vyvíjíme ho a provozujeme 8 let, takže nezačínáte od nuly: česká legislativa, napojení na banky, platební brány a dopravce už fungují. Pro vaši firmu ho nastavíme, převedeme data a doplníme, co potřebujete jen vy.

Kde firmy nejčastěji ztrácejí čas

Objednávky se ručně přepisují z e-shopu nebo e-mailu do dalšího programu.

Sklad v tabulce nesedí s tím, co ukazuje web.

Každé ráno někdo kontroluje výpis z banky a hledá, kdo zaplatil.

Před termínem DPH se exportuje, slučuje a opravuje v Excelu.

Jak vypadá jedna objednávka

Na příkladu e-shopu. Stejně to funguje u objednávky z telefonu, rezervace nebo zakázky.

Nikdo nic nepřepisuje. Člověk řeší jen výjimky: reklamaci, nezaplacenou objednávku nebo chybějící zboží.

  1. 1

    Objednávka přijde

    Z e-shopu, nebo ji zadáte ručně. Firemního zákazníka systém doplní podle IČO z ARES.

  2. 2

    Zboží se rezervuje

    Sklad ho odečte z volné zásoby, aby se neprodalo dvakrát.

  3. 3

    Platba se spáruje

    Kartou přes platební bránu hned, převod podle variabilního symbolu po stažení z banky.

  4. 4

    Faktura odejde

    Vystaví se z objednávky a odejde e-mailem s QR kódem pro platbu.

  5. 5

    Zboží se odešle

    Štítek pro Zásilkovnu a e-mail zákazníkovi se stavem zásilky.

  6. 6

    Sklad hlídá zásobu

    Když zboží klesne pod limit, přijde upozornění.

  7. 7

    Měsíc se uzavře

    Kniha DPH a XML pro přiznání a kontrolní hlášení jsou připravené ke stažení.

Co všechno propojíme

Začít můžete jednou částí a další přidávat postupně. Všechny pracují se stejnými daty.

Sklad a objednávky

Skladová evidence propojená s e-shopem. Zboží se rezervuje hned při objednávce.

Zjistit více

Fakturace, platby a DPH

Faktury z objednávek, párování plateb z banky a podklady pro účetní i DPH.

Zjistit více

Automatizace procesů

Pravidla „když se stane tohle, udělej tamto“. Faktura po platbě, upomínka, úkol obchodníkovi.

Zjistit více

AI ve firmě a školení

AI, která páruje platby a třídí data. Školení pro týmy na vašich vlastních úlohách.

Zjistit více

Propojení a migrace

Přechod ze Shoptetu a dalších systémů bez ztráty dat a pozic. Napojení přes API.

Zjistit více

CRM a zakázky

Kontakty, úkoly, kalendář, odpracovaný čas a projekty navázané na objednávky a faktury.

Zjistit více

Hotový program, vývoj od nuly, nebo náš systém

Každá cesta má své místo. Rozdíl je v tom, kolik se musíte přizpůsobit vy a kolik se přizpůsobí systém.

Přizpůsobení vašemu postupu

Krabicový program
omezené
Vývoj od nuly
úplné
Náš systém
nastavení a doplňky jen pro vás

Česká legislativa a formáty

Krabicový program
podle produktu
Vývoj od nuly
musí se vyvinout
Náš systém
hotové a udržované

E-shop, sklad, faktury a banka

Krabicový program
přes konektory a exporty
Vývoj od nuly
musí se vyvinout
Náš systém
jedna databáze

Cena

Krabicový program
licence a doplňky
Vývoj od nuly
vysoká jednorázová investice
Náš systém
implementace a měsíční poplatek podle využití

Kdo to provozuje

Krabicový program
vy
Vývoj od nuly
vy nebo dodavatel
Náš systém
my, včetně aktualizací

Vaše data

Krabicový program
export podle možností programu
Vývoj od nuly
u vás
Náš systém
kdykoli ve formátu, který potřebujete

Z praxe

Dva projekty, které na našem systému běží.

Divadelní služby Plzeň

E-shop jevištní techniky: přechod ze Shoptetu

Divadelní služby Plzeň prodávají jevištní techniku a materiály. E-shop jsme převedli ze Shoptetu na náš systém: produkty s variantami, zákazníky, historii objednávek, platby i dopravu přes Zásilkovnu, ve čtyřech jazycích. Pro obchodní oddělení jsme nad systémem postavili nabídkovač, který z rozpočtů subdodavatelů v PDF nebo Excelu sestaví cenovou nabídku.

287
převedených produktů
666
variant
1 170
objednávek v historii
4
jazyky
GF Workwear

Katalog pracovních oděvů pro Švýcarsko

GF Handel by Gufler prodává pracovní oděvy na švýcarském trhu. Na našem systému spravujeme katalog s více než 1 500 produkty, ceny v eurech se švýcarskou DPH a automatickou synchronizaci produktového feedu. Web je vícejazyčný.

1 548
produktů v katalogu
EUR
ceny v eurech
8,1 %
švýcarská DPH

Pro koho to je

E-shopy, kterým přerostl Shoptet

Potřebujete sklad, více jazyků a měn nebo vlastní postup objednávky.

Zjistit více

Firmy se skladem a B2B prodejem

Objednávky chodí e-mailem a telefonem, faktury se píšou ručně.

Zjistit více

Služby a zakázky

Poptávka, nabídka, zakázka, odpracovaný čas a faktura na jednom místě.

Zjistit více

Ubytování, půjčovny a pronájmy

Rezervace, platba předem a přístupový kód do zámku bez recepce.

Zjistit více

Jak začínáme

1

Audit provozu

Projdeme, kudy u vás teče objednávka a peníze, a ukážeme místa, kde se nejvíc přepisuje.

2

Návrh

Domluvíme, co propojíme první. Začínáme tím, co ušetří nejvíc času.

3

Nastavení a převod dat

Převedeme produkty, zákazníky a historii a napojíme banku, brány a dopravce.

4

Spuštění a zaškolení

Spouštíme po částech. Tým zaškolíme na vašich datech.

5

Provoz

Systém provozujeme, aktualizujeme a podle potřeby přidáváme další části.

Na čem se můžete spolehnout

Systém, který známe do detailu

Vyvíjíme ho a provozujeme 8 let. Když něco potřebujete upravit, neřešíte to s cizím dodavatelem.

Vaše data jsou vaše

Data vám kdykoli předáme ve formátu, který potřebujete. Faktury navíc exportujeme pro Pohodu a ve formátu ISDOC.

Platíte za to, co používáte

Jednorázová implementace a měsíční poplatek podle funkcí a objemu využití. Nepoužívané části neplatíte.

Kontrola nad každou změnou

Systém zapisuje, kdo co a kdy změnil, včetně automatických kroků. Každý uživatel vidí jen to, k čemu má oprávnění.

Kalkulačka

Kolik vás stojí ruční práce

Zadejte vlastní čísla. Výpočet ukáže, kolik hodin a peněz měsíčně padne na přepisování objednávek, faktur a plateb.

Párování plateb, exporty pro účetní, kontrola skladu

Předvyplněná čísla jsou jen příklad. Přepište je vlastními.

34
hodin měsíčně
13 600
Kč měsíčně
163 200
Kč ročně

Výpočet je orientační a vychází jen z čísel, která jste zadali. Kolik z této práce jde svěřit systému, ukáže audit provozu.

Domluvit audit provozu

Audit provozu zdarma

Za hodinu projdeme, kudy u vás teče objednávka a peníze, a ukážeme tři místa, kde ztrácíte nejvíc času. Bez závazků.

  • Mapa cesty objednávky od webu po účetní
  • Tři místa, kde ztrácíte nejvíc času
  • Doporučení, co automatizovat a co ne
  • Odhad rozsahu implementace
Domluvit audit

Časté dotazy

Musím kvůli automatizaci měnit e-shop?+

Ne nutně. Stávající e-shop můžeme napojit na náš systém přes API, nebo ho převedeme celý. Co dává větší smysl, poznáme z auditu provozu podle toho, kolik práce dnes děláte ručně a co vám současný e-shop neumí.

Nahradí systém účetní program?+

Ne. Systém řeší objednávky, sklad, fakturaci, platby a DPH agendu a připraví podklady pro účetní: faktury jako XML pro Pohodu nebo ve formátu ISDOC, knihu DPH a XML pro přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení. Účetnictví a podání na portál EPO zůstávají u vás a vaší účetní.

Kolik automatizace stojí?+

Platíte jednorázovou implementaci (nastavení, převod dat, napojení a zaškolení) a měsíční poplatek podle funkcí, které používáte, a objemu využití. Konkrétní cenu připravíme po auditu provozu, kdy víme, co přesně propojujeme.

Co když budeme chtít odejít? Jsou data naše?+

Data jsou vaše. Kdykoli vám je předáme ve formátu, který potřebujete, včetně produktů, zákazníků, objednávek a dokladů.

Čí je systém, na kterém to běží?+

Náš. Vyvíjíme ho a provozujeme 8 let. Provoz, aktualizace i úpravy proto řešíte s jedním týmem, který zná systém do detailu, a ne s několika dodavateli.

Zvládne to i menší firma bez IT člověka?+

Ano. Systém nastavíme, data převedeme a tým zaškolíme na vašich datech. Provoz, aktualizace a zálohy hlídáme my. Začít můžete jednou částí, třeba fakturací, a další přidat později.

Související služby

Web, marketing i provoz firmy propojíme do jednoho celku.

E-shopy

Vlastní e-commerce platforma s napojením na sklad i dopravce.

Weby s rezervacemi

Online rezervační systém 24/7 pro provozovny služeb.

Webové aplikace

Software na míru pro digitalizaci vašich procesů.