Automatizace procesů

Automatizace firemních procesů: co se opakuje, udělá systém

Nastavíme pravidla „když se stane tohle, udělej tamto“. Faktura po platbě, upomínka po splatnosti, úkol obchodníkovi po nové poptávce.

Domluvit konzultaci Jak to funguje

Příklad pravidla

Spouštěč: platba přijata
Podmínka: objednávka nad 5 000 Kč
Akce: vystavit a odeslat fakturu
Akce: úkol pro sklad

Jak automatizace procesů funguje

Každá automatizace má tři části. Spouštěč je událost, například nová objednávka, přijatá platba nebo blížící se rezervace. Podmínky určují, kdy se má pravidlo uplatnit. Akce říkají, co se stane: odeslat e-mail, vystavit fakturu, změnit stav, založit úkol nebo předat data jinému systému.

Pravidla běží v našem systému nad stejnými daty jako objednávky, sklad a faktury. Nemusí se nic synchronizovat mezi nástroji a každý automatický krok se zapíše do historie, takže víte, co systém udělal a proč.

Čím začít

Nejvíc ušetří procesy, které se opakují každý den, mají jasná pravidla a při ručním zpracování v nich vznikají chyby.

Potvrzení a stavové e-maily k objednávkám.

Faktury a upomínky.

Předání poptávky obchodníkovi.

Rezervace, platby a přístupy.

Příklady z praxe

Faktura po platbě

Zákazník zaplatí, systém vystaví fakturu a pošle ji e-mailem.

Storno nezaplacené objednávky

Když objednávka 24 hodin čeká na platbu, zruší se a zboží se vrátí na sklad.

Upomínka po splatnosti

Neuhrazená faktura po splatnosti odejde znovu s QR kódem pro platbu.

Nová poptávka

Formulář z webu založí kontakt, úkol obchodníkovi a připomínku za tři dny.

Kód do chytrého zámku

30 minut před rezervací se aktivuje přístupový kód a odejde hostovi e-mailem.

Nízká zásoba

Když zboží klesne pod limit, nákupčí dostane e-mail.

Jak pravidlo vznikne

Spouštěč

Vybereme událost: nová objednávka, platba, změna stavu, čas nebo rezervace.

Podmínky

Upřesníme, kdy pravidlo platí: částka, štítek zákazníka, typ zboží.

Akce

Určíme, co se stane: e-mail, faktura, změna stavu, úkol, volání jiného systému.

Kontrola

Pravidlo zapneme, sledujeme první běhy a doladíme ho.

Bezpečnost a kontrola

Automat má stejná pravidla jako lidé. Vidíte, co udělal, a můžete ho kdykoli vypnout.

Historie změn do úrovně jednotlivého pole, včetně automatických kroků
Role a oprávnění napříč celým systémem
Plánované úlohy, například každý den nebo každou hodinu
Webhooky a napojení na další systémy
Upozornění e-mailem

Na čem se můžete spolehnout

Systém, který známe do detailu

Vyvíjíme ho a provozujeme 8 let. Když něco potřebujete upravit, neřešíte to s cizím dodavatelem.

Vaše data jsou vaše

Data vám kdykoli předáme ve formátu, který potřebujete. Faktury navíc exportujeme pro Pohodu a ve formátu ISDOC.

Platíte za to, co používáte

Jednorázová implementace a měsíční poplatek podle funkcí a objemu využití. Nepoužívané části neplatíte.

Kontrola nad každou změnou

Systém zapisuje, kdo co a kdy změnil, včetně automatických kroků. Každý uživatel vidí jen to, k čemu má oprávnění.

Co byste rádi přestali dělat ručně?

Vyberte jeden proces. Ukážeme, jak by běžel sám.

Domluvit konzultaci

Časté dotazy

Potřebujeme na automatizaci programátora?+

Ne. Běžná pravidla se v našem systému nastavují bez programování a první z nich nastavíme s vámi. Složitější napojení na jiné systémy přes API nebo webhooky řešíme my.

Jak poznám, co automat udělal?+

Každý automatický krok se zapíše do historie stejně jako krok člověka: co se stalo, kdy a podle jakého pravidla. Když něco nesedí, dohledáte to během chvíle.

Můžeme pravidla později měnit?+

Ano. Pravidla můžete upravit, vypnout nebo přidat nová, když se změní váš postup. Před větší změnou ji vyzkoušíme, aby neovlivnila běžící objednávky.

Který proces automatizovat jako první?+

Ten, který se opakuje každý den, má jasná pravidla a dělají se v něm chyby. Nejčastěji to jsou faktury po platbě, potvrzovací e-maily a upomínky. Vybereme ho společně na auditu provozu.

Další části systému

Všechny části pracují se stejnými daty. Začít můžete jednou a další přidat později.

Související služby

Web, marketing i provoz firmy propojíme do jednoho celku.