7 nápadů
Automatisierung für Unternehmen

Bestellungen, Lager, Rechnungen und Zahlungen in einem System

Wir verbinden Online-Shop, Lager, Rechnungsstellung und Bank in einem System, das Routineschritte selbst erledigt. Sie kümmern sich nur um Ausnahmen. Das System entwickeln und betreiben wir seit 8 Jahren selbst.

Kostenloser Prozess-CheckSo funktioniert es
Eine Bestellung, nichts abgetipptBestellung 2026-0145
  • Bestellung aus dem Shop eingegangen08:12
  • Ware im Lager reserviert08:12
  • Zahlung per Referenz zugeordnet08:42
  • Rechnung per E-Mail versendet08:42
  • Versandetikett bereit08:43
  • Beleg in den SteuerdatenMonatsende
Kein einziger Schritt von Hand.

Was Automatisierung im Unternehmen bedeutet

Automatisierung bedeutet, dass die wiederkehrenden Schritte zwischen Bestellung, Lager, Rechnung und Zahlung das System erledigt, nicht der Mensch. Die Bestellung bucht den Bestand, die Rechnung entsteht automatisch, die Zahlung wird zugeordnet und die Buchhaltung erhält die Daten ohne Abtippen.

Die meisten Unternehmen nutzen fünf oder mehr Werkzeuge: Online-Shop, Lagertabelle, Rechnungsprogramm, Online-Banking und E-Mail. Dazwischen sitzt ein Mensch, der Daten kopiert. Genau dort entstehen Fehler und gehen Stunden verloren.

Wir verbinden diese Teile in einem System mit einer Datenbank. Wir entwickeln und betreiben es seit 8 Jahren, Sie beginnen also nicht bei null: Bankanbindung, Zahlungsanbieter, Versanddienste und mehrere Währungen funktionieren bereits. Wir richten es für Ihr Unternehmen ein, migrieren Ihre Daten und ergänzen, was nur Sie brauchen.

Wo Unternehmen am meisten Zeit verlieren

Bestellungen werden aus Shop oder E-Mail von Hand in ein anderes Programm übertragen.

Die Lagertabelle stimmt nicht mit dem Bestand auf der Website überein.

Jeden Morgen prüft jemand den Kontoauszug, wer bezahlt hat.

Vor dem Steuertermin werden Exporte in Excel zusammengeführt und korrigiert.

So sieht eine Bestellung aus

Am Beispiel eines Online-Shops. Bei telefonischen Bestellungen, Buchungen oder Aufträgen funktioniert es genauso.

Niemand tippt etwas ab. Menschen kümmern sich nur um Ausnahmen: eine Reklamation, eine unbezahlte Bestellung oder fehlende Ware.

  1. 1

    Die Bestellung kommt an

    Aus dem Shop oder von Hand erfasst. Kundendaten werden aus der Datenbank übernommen.

  2. 2

    Die Ware wird reserviert

    Der Bestand wird sofort reduziert, damit nichts doppelt verkauft wird.

  3. 3

    Die Zahlung wird zugeordnet

    Kartenzahlungen über den Zahlungsanbieter sofort, Überweisungen per Referenz nach dem Bankabgleich.

  4. 4

    Die Rechnung geht raus

    Aus der Bestellung erstellt und per E-Mail mit QR-Code zur Zahlung versendet.

  5. 5

    Die Ware wird versendet

    Versandetikett und E-Mail an den Kunden mit dem Sendungsstatus.

  6. 6

    Der Bestand wird überwacht

    Fällt ein Artikel unter das Limit, kommt eine Benachrichtigung.

  7. 7

    Der Monat wird abgeschlossen

    Die Daten für Buchhaltung und Steuer stehen zum Download bereit.

Was wir verbinden

Sie können mit einem Teil beginnen und weitere schrittweise ergänzen. Alle arbeiten mit denselben Daten.

Lager und Bestellungen

Lagerverwaltung verbunden mit dem Shop. Ware wird bei Bestelleingang sofort reserviert.

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Rechnungen und Zahlungen

Rechnungen aus Bestellungen, Zahlungsabgleich mit der Bank und Daten für die Buchhaltung.

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Prozessautomatisierung

Regeln nach dem Muster „wenn das passiert, tu dies“. Rechnung nach Zahlung, Mahnung, Aufgabe für den Vertrieb.

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KI im Unternehmen und Schulung

KI, die Zahlungen zuordnet und Daten bereinigt. Schulungen für Teams mit eigenen Aufgaben.

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Integration und Migration

Umzug von Shoptet und anderen Systemen ohne Daten- und Rankingverlust. Anbindung per API.

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CRM und Aufträge

Kontakte, Aufgaben, Kalender, erfasste Zeit und Projekte, verknüpft mit Bestellungen und Rechnungen.

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Standardsoftware, Eigenentwicklung oder unser System

Jeder Weg hat seinen Platz. Der Unterschied liegt darin, wie sehr Sie sich anpassen müssen und wie sehr sich das System an Sie anpasst.

Anpassung an Ihre Abläufe

Standardsoftware
begrenzt
Eigenentwicklung
vollständig
Unser System
Einstellungen und Erweiterungen nur für Sie

Steuerformate und Vorschriften

Standardsoftware
je nach Produkt
Eigenentwicklung
muss entwickelt werden
Unser System
fertig und gepflegt

Shop, Lager, Rechnungen und Bank

Standardsoftware
über Konnektoren und Exporte
Eigenentwicklung
muss entwickelt werden
Unser System
eine Datenbank

Preis

Standardsoftware
Lizenzen und Add-ons
Eigenentwicklung
hohe Einmalinvestition
Unser System
Implementierung plus nutzungsabhängige Monatsgebühr

Wer betreibt es

Standardsoftware
Sie
Eigenentwicklung
Sie oder der Anbieter
Unser System
wir, inklusive Updates

Ihre Daten

Standardsoftware
Export je nach Programm
Eigenentwicklung
bei Ihnen
Unser System
jederzeit im gewünschten Format

Aus der Praxis

Zwei Projekte, die auf unserem System laufen.

Divadelní služby Plzeň

Online-Shop für Bühnentechnik: Umzug von Shoptet

Divadelní služby Plzeň verkauft Bühnentechnik und Materialien. Wir haben den Shop von Shoptet auf unser System umgezogen: Produkte mit Varianten, Kunden, Bestellhistorie, Zahlungen und Versand über Packeta, in vier Sprachen. Für den Vertrieb haben wir darauf ein Angebotstool gebaut, das aus Budgets von Subunternehmern (PDF oder Excel) ein Preisangebot erstellt.

287
migrierte Produkte
666
Varianten
1 170
Bestellungen in der Historie
4
Sprachen
GF Workwear

Katalog für Arbeitskleidung in der Schweiz

GF Handel by Gufler verkauft Arbeitskleidung auf dem Schweizer Markt. Auf unserem System verwalten wir einen Katalog mit über 1.500 Produkten, Preise in Euro mit Schweizer MWST und eine automatische Synchronisierung des Produktfeeds. Die Website ist mehrsprachig.

1 548
Produkte im Katalog
EUR
Preise in Euro
8,1 %
Schweizer MWST

Für wen es gedacht ist

Online-Shops, die ihrer Plattform entwachsen sind

Sie brauchen Lagerverwaltung, mehr Sprachen und Währungen oder einen eigenen Bestellablauf.

Unternehmen mit Lager und B2B-Vertrieb

Bestellungen kommen per E-Mail und Telefon, Rechnungen werden von Hand geschrieben.

Dienstleister und Projektgeschäft

Anfrage, Angebot, Auftrag, erfasste Zeit und Rechnung an einem Ort.

Unterkünfte, Verleih und Vermietung

Buchung, Vorauszahlung und Zugangscode für das smarte Schloss, ohne Rezeption.

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Wie wir beginnen

1

Prozess-Check

Wir zeigen, wie Bestellungen und Geld durch Ihr Unternehmen laufen und wo am meisten abgetippt wird.

2

Vorschlag

Wir legen fest, was zuerst verbunden wird. Wir beginnen mit dem, was am meisten Zeit spart.

3

Einrichtung und Datenübernahme

Wir übernehmen Produkte, Kunden und Historie und binden Bank, Zahlungsanbieter und Versand an.

4

Start und Schulung

Wir starten in Etappen und schulen Ihr Team mit Ihren eigenen Daten.

5

Betrieb

Wir betreiben und aktualisieren das System und ergänzen weitere Teile nach Bedarf.

Worauf Sie sich verlassen können

Ein System, das wir genau kennen

Wir entwickeln und betreiben es seit 8 Jahren. Für Anpassungen müssen Sie keinem fremden Anbieter hinterherlaufen.

Ihre Daten gehören Ihnen

Wir übergeben Ihre Daten jederzeit im gewünschten Format. Rechnungen exportieren wir zusätzlich für Pohoda und als ISDOC.

Sie zahlen, was Sie nutzen

Einmalige Implementierung und eine monatliche Gebühr nach Funktionen und Nutzungsvolumen. Ungenutzte Teile kosten nichts.

Jede Änderung nachvollziehbar

Das System protokolliert, wer was wann geändert hat, auch automatische Schritte. Jeder sieht nur, was seine Rolle erlaubt.

Rechner

Was Sie Handarbeit kostet

Geben Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Das Ergebnis zeigt, wie viele Stunden und wie viel Geld pro Monat für das Abtippen von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen anfallen.

Zahlungen zuordnen, Buchhaltungsexporte, Lagerkontrolle

Die vorausgefüllten Zahlen sind nur ein Beispiel. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

34
Stunden pro Monat
850
EUR pro Monat
10.200
EUR pro Jahr

Das Ergebnis ist eine Orientierung und beruht nur auf Ihren Angaben. Wie viel davon das System übernehmen kann, zeigt ein Betriebs-Audit.

Betriebs-Audit vereinbaren

Kostenloser Prozess-Check

In einer Stunde gehen wir durch, wie Bestellungen und Geld in Ihrem Unternehmen laufen, und zeigen die drei Stellen, an denen Sie am meisten Zeit verlieren. Unverbindlich.

  • Weg einer Bestellung von der Website bis zur Buchhaltung
  • Drei Stellen, an denen Sie am meisten Zeit verlieren
  • Was sich automatisieren lässt und was nicht
  • Schätzung des Umsetzungsumfangs
Termin vereinbaren

Häufige Fragen

Muss ich für die Automatisierung meinen Shop wechseln?+

Nicht unbedingt. Wir können Ihren bestehenden Shop per API an unser System anbinden oder ihn komplett umziehen. Was sinnvoller ist, zeigt der Prozess-Check, je nachdem, wie viel Sie heute von Hand erledigen und was Ihr Shop nicht kann.

Ersetzt das System die Buchhaltungssoftware?+

Nein. Das System übernimmt Bestellungen, Lager, Rechnungen, Zahlungen und Steuerdaten und bereitet alles für die Buchhaltung vor, zum Beispiel als ISDOC oder CSV mit PDF-Belegen. Die Buchführung und die Steuererklärung bleiben bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.

Was kostet die Automatisierung?+

Sie zahlen eine einmalige Implementierung (Einrichtung, Datenübernahme, Anbindungen und Schulung) und eine monatliche Gebühr nach genutzten Funktionen und Volumen. Einen konkreten Preis nennen wir nach dem Prozess-Check, wenn klar ist, was verbunden wird.

Was, wenn wir wechseln wollen? Gehören die Daten uns?+

Die Daten gehören Ihnen. Wir übergeben sie jederzeit im gewünschten Format, einschließlich Produkten, Kunden, Bestellungen und Belegen.

Auf wessen System läuft das?+

Auf unserem. Wir entwickeln und betreiben es seit 8 Jahren. Betrieb, Updates und Anpassungen laufen über ein Team, das das System genau kennt, nicht über mehrere Anbieter.

Schafft das auch ein kleines Unternehmen ohne IT?+

Ja. Wir richten das System ein, übernehmen die Daten und schulen Ihr Team mit Ihren eigenen Daten. Betrieb, Updates und Backups übernehmen wir. Sie können mit einem Teil beginnen, etwa der Rechnungsstellung, und später weitere ergänzen.

Verwandte Leistungen

Website, Marketing und Betrieb verbinden wir zu einem Ganzen.

E-Shops

Eigene E-Commerce-Plattform mit Anbindung an Lager und Versanddienstleister.

Websites mit Buchung

Ein Online-Buchungssystem rund um die Uhr für Dienstleistungsbetriebe.

Webanwendungen

Maßgeschneiderte Software zur Digitalisierung Ihrer Prozesse.