Prozessautomatisierung

Automatisierung von Geschäftsprozessen: Was sich wiederholt, erledigt das System

Wir richten Regeln nach dem Muster „wenn das passiert, tu dies“ ein. Rechnung nach Zahlung, Mahnung nach Fälligkeit, Aufgabe für den Vertrieb nach einer neuen Anfrage.

Beratung vereinbaren So funktioniert es

Beispielregel

Auslöser: Zahlung eingegangen
Bedingung: Bestellung über 200 EUR
Aktion: Rechnung erstellen und senden
Aktion: Aufgabe für das Lager

Wie Prozessautomatisierung funktioniert

Jede Automatisierung hat drei Teile. Der Auslöser ist ein Ereignis, etwa eine neue Bestellung, eine eingegangene Zahlung oder eine bevorstehende Buchung. Bedingungen legen fest, wann die Regel gilt. Aktionen bestimmen, was passiert: E-Mail senden, Rechnung erstellen, Status ändern, Aufgabe anlegen oder Daten an ein anderes System übergeben.

Die Regeln laufen in unserem System auf denselben Daten wie Bestellungen, Lager und Rechnungen. Nichts muss zwischen Werkzeugen synchronisiert werden, und jeder automatische Schritt wird protokolliert. Sie wissen also, was das System getan hat und warum.

Womit man beginnt

Am meisten sparen Prozesse, die sich täglich wiederholen, klaren Regeln folgen und bei manueller Bearbeitung fehleranfällig sind.

Bestätigungen und Status-E-Mails zu Bestellungen.

Rechnungen und Mahnungen.

Übergabe einer Anfrage an den Vertrieb.

Buchungen, Zahlungen und Zugänge.

Beispiele aus der Praxis

Rechnung nach Zahlung

Der Kunde zahlt, das System erstellt die Rechnung und sendet sie per E-Mail.

Storno unbezahlter Bestellungen

Wartet eine Bestellung 24 Stunden auf die Zahlung, wird sie storniert und die Ware zurückgebucht.

Mahnung nach Fälligkeit

Eine überfällige Rechnung wird erneut mit QR-Code zur Zahlung versendet.

Neue Anfrage

Das Website-Formular legt einen Kontakt, eine Aufgabe für den Vertrieb und eine Erinnerung in drei Tagen an.

Code für das smarte Schloss

30 Minuten vor der Buchung wird ein Zugangscode aktiviert und dem Gast per E-Mail gesendet.

Niedriger Bestand

Fällt ein Artikel unter das Limit, erhält der Einkauf eine E-Mail.

Wie eine Regel entsteht

Auslöser

Wir wählen das Ereignis: neue Bestellung, Zahlung, Statuswechsel, Zeit oder Buchung.

Bedingungen

Wir legen fest, wann die Regel gilt: Betrag, Kundenmerkmal, Warenart.

Aktionen

Wir bestimmen, was passiert: E-Mail, Rechnung, Statuswechsel, Aufgabe, Aufruf eines anderen Systems.

Kontrolle

Wir schalten die Regel ein, beobachten die ersten Durchläufe und passen sie an.

Sicherheit und Kontrolle

Die Automatik folgt denselben Regeln wie Menschen. Sie sehen, was sie getan hat, und können sie jederzeit abschalten.

Änderungshistorie bis auf Feldebene, auch für automatische Schritte
Rollen und Berechtigungen im gesamten System
Geplante Aufgaben, zum Beispiel täglich oder stündlich
Webhooks und Anbindung weiterer Systeme
Benachrichtigungen per E-Mail

Worauf Sie sich verlassen können

Ein System, das wir genau kennen

Wir entwickeln und betreiben es seit 8 Jahren. Für Anpassungen müssen Sie keinem fremden Anbieter hinterherlaufen.

Ihre Daten gehören Ihnen

Wir übergeben Ihre Daten jederzeit im gewünschten Format. Rechnungen exportieren wir zusätzlich für Pohoda und als ISDOC.

Sie zahlen, was Sie nutzen

Einmalige Implementierung und eine monatliche Gebühr nach Funktionen und Nutzungsvolumen. Ungenutzte Teile kosten nichts.

Jede Änderung nachvollziehbar

Das System protokolliert, wer was wann geändert hat, auch automatische Schritte. Jeder sieht nur, was seine Rolle erlaubt.

Was möchten Sie nicht mehr von Hand erledigen?

Wählen Sie einen Prozess. Wir zeigen, wie er von selbst laufen würde.

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Häufige Fragen

Brauchen wir für die Automatisierung einen Programmierer?+

Nein. Übliche Regeln werden in unserem System ohne Programmierung eingerichtet, die ersten richten wir gemeinsam mit Ihnen ein. Komplexere Anbindungen per API oder Webhooks übernehmen wir.

Woher weiß ich, was die Automatik getan hat?+

Jeder automatische Schritt wird wie ein menschlicher protokolliert: was passiert ist, wann und nach welcher Regel. Wenn etwas nicht stimmt, finden Sie es schnell.

Können wir die Regeln später ändern?+

Ja. Regeln lassen sich anpassen, abschalten oder ergänzen, wenn sich Ihr Ablauf ändert. Größere Änderungen testen wir vorher, damit laufende Bestellungen nicht betroffen sind.

Welchen Prozess sollten wir zuerst automatisieren?+

Den, der sich täglich wiederholt, klaren Regeln folgt und fehleranfällig ist. Meist sind das Rechnungen nach Zahlung, Bestätigungs-E-Mails und Mahnungen. Wir wählen ihn gemeinsam im Prozess-Check aus.

Weitere Teile des Systems

Alle Teile arbeiten mit denselben Daten. Beginnen Sie mit einem und ergänzen Sie später weitere.