Pár dní před termínem DPH vypadá v řadě firem kancelář stejně. Někdo vyexportuje vydané faktury, otevře Excel, doplní chybějící DIČ, dohledá dobropisy a přepočítá faktury v eurech. Pak tabulku pošle účetní a čeká, co se vrátí.
Excel tu nedělá nic špatně. Jen zachytává chyby, které vznikly dřív – při vystavení faktury. Kdo chce mít kontrolní hlášení bez Excelu, musí začít u fakturace, ne u exportu.
V článku projdeme, co má fakturační systém umět, aby podklady pro DPH vznikaly průběžně. Dále jaké výstupy potřebuje účetní a jak si s ní rozdělit práci.
Proč se před termínem DPH otevírá Excel
Kontrolní hlášení podává plátce DPH elektronicky. Právnické osoby ho podávají měsíčně, lhůta je do 25. dne po skončení období. Za pozdní nebo nepodané hlášení hrozí pokuty. Termín se tedy vrací každý měsíc a posunout ho nejde.
Když fakturace nehlídá údaje průběžně, vypadá příprava podkladů zhruba takto:
- export faktur do CSV, protože účetní program neumí formát fakturace načíst,
- doplnění DIČ, které na faktuře chybí nebo má překlep,
- dohledání dobropisů a jejich přiřazení k původním fakturám,
- přepočet faktur v cizí měně, u kterých nikdo nezapsal kurz,
- kontrola záloh – která je zaplacená a která už je vyúčtovaná.
Každý z těch kroků opravuje chybu, která vznikla jinde a dřív. Tabulka se tak stává sběrnou oprav. A každá ruční oprava je další místo, kde může vzniknout nová chyba.
K tomu přistupuje čas. Podklady se skládají v posledních dnech před lhůtou, kdy na dohledávání zbývá nejméně prostoru. Co se nestihne ověřit, odejde tak, jak je.
Chyba vzniká při vystavení faktury, ne při exportu
Údaje z faktury jdou do podkladů pro DPH tak, jak jsou. Když je na faktuře špatné DIČ, bude špatné i v kontrolním hlášení. Když dobropis nemá vazbu na původní doklad, musí ji někdo dohledat ručně.
Oprava na konci měsíce stojí víc práce než kontrola při vystavení. Obchodník, který fakturu vystavuje, ví, komu prodal a za kolik. Účetní to o několik týdnů později jen dohledává.
Proto má smysl hlídat údaje tam, kde vznikají. Fakturace by měla chybu odmítnout nebo na ni upozornit ve chvíli, kdy ji člověk dělá.
Co má fakturace hlídat už při vystavení dokladu
Následující body odpovídají krokům, které se jinak opravují v Excelu. U každého je napsané, co má systém udělat.
- Údaje odběratele z ARES. Zadáte IČO a systém doplní název, adresu a DIČ z registru. Odpadá přepisování z e-mailu nebo staré objednávky.
- Ověření DIČ přes VIES. U odběratele z jiného státu EU systém ověří, jestli je DIČ platné. Neplatné číslo zjistíte při vystavení faktury, ne při přípravě souhrnného hlášení.
- Sazby DPH na položkách. Sazba patří ke každé položce a systém z nich spočítá rozpis daně. Ruční dopočet DPH v poznámce je zdroj rozdílů.
- Dobropisy navázané na původní fakturu. Dobropis vzniká z konkrétního dokladu, ne jako samostatná faktura se zápornou částkou.
- Zálohové faktury a proformy. Systém musí odlišit výzvu k platbě od dokladu, který vstupuje do DPH. Jak přesně zálohy vyúčtovat, určí účetní.
- Cizí měny. Faktury v EUR nebo USD systém přepočítá kurzem ČNB. Kterým dnem kurzu se řídit, potvrďte s účetní.
- Účtenky. I drobné prodeje mají mít doklad ve stejném systému, aby nežily v samostatném sešitě.
Cizí měna a zahraniční DPH bez tabulky
Pro švýcarského klienta počítáme fakturaci v EUR se švýcarskou DPH 8,1 %. Doklady vznikají přímo v systému, takže je nikdo nepřepočítává v tabulce.
Platby a historie změn rozhodují o tom, jestli podkladům věříte
Správně vystavená faktura je polovina práce. Druhá polovina je vědět, co se s ní stalo potom: jestli je zaplacená, kdo ji upravil a proč.
Párování plateb pomáhá hlavně u záloh. Náš systém páruje platby z Fio banky automaticky, u ČSOB a KB importem bankovního výpisu. Uvidíte, která záloha přišla, a nemusíte to porovnávat s výpisem ručně.
Audit log zaznamenává změny až na úroveň pole. Když účetní najde rozdíl, dohledáte, kdo a kdy změnil DIČ, sazbu nebo částku. Nemusíte se ptát kolegů, jestli si na to vzpomenou.
Role a oprávnění určují, kdo má do fakturace jaký přístup. Méně lidí s plným přístupem znamená méně nečekaných změn ve vystavených dokladech.
Jaké výstupy potřebuje účetní
Účetní nepotřebuje vaši tabulku. Potřebuje podklady ve formátu, který načte do svého programu nebo použije pro elektronické podání. Tabulka ukazuje, co náš systém připraví, kdo s výstupem pracuje a kdo ho podává.
| Výstup | K čemu slouží | Kdo s ním pracuje | Kdo ho podává |
|---|---|---|---|
| Kniha DPH (PDF) | přehled dokladů za období podle sazeb | účetní, firma pro kontrolu | nepodává se |
| XML přiznání k DPH (DPHDP3) | podklad pro elektronické podání přiznání | účetní | účetní nebo firma |
| XML kontrolního hlášení | podklad pro elektronické podání kontrolního hlášení | účetní | účetní nebo firma |
| XML souhrnného hlášení | podklad pro elektronické podání souhrnného hlášení | účetní | účetní nebo firma |
| Pohoda XML (Stormware dataPack), ISDOC 6.0.2, CSV | import faktur do účetního programu | účetní | nepodává se |
| PDF faktur v ZIP | archiv a kontrola jednotlivých dokladů | účetní, firma | nepodává se |
XML soubory validujeme proti XSD schématům pro elektronické podání (EPO). Validace ověří, že soubor má správnou strukturu a projde technickou kontrolou formátu.
Validace ale neříká, že jsou údaje daňově správně. Jestli faktura patří do správného období nebo řádku, posoudí účetní. Systém jí ušetří přepisování, ne odborný úsudek.
Knihu DPH využijete i bez účetní. Před předáním podkladů v ní rychle zkontrolujete, jestli v období nechybí doklad nebo dobropis, o kterém víte.
Náš systém hlášení nepodává – a je to tak správně
Fakturaci, podklady pro DPH i exporty pro účetní provozujeme ve vlastním systému, který 8 let vyvíjíme a provozujeme. Proto můžeme přesně říct, co dělá a co ne.
Systém kontrolní hlášení ani přiznání k DPH nepodává. Nevyplňuje formuláře na portálu finanční správy a nepřihlašuje se tam za vás. Připraví XML validované proti XSD schématům pro elektronické podání. Soubor pak podá vaše účetní nebo vy.
Za podání odpovídá plátce DPH. Rozhodnutí, co se odešle, má proto zůstat u člověka, který podklady zkontroloval. Systém mu připraví čistý soubor, ale tlačítko „odeslat“ nemačká.
Vaše data, váš formát
Data ze systému dostanete kdykoli ve formátu, který potřebujete. Když změníte účetní nebo účetní program, faktury a podklady si odnesete.
Kdo dělá co: firma, účetní a systém
Nejasná hranice mezi firmou a účetní vede ke sporům. Firma si myslí, že kontrolu dělá účetní. Účetní předpokládá, že dostala kompletní a správné podklady. Pomůže to sepsat.
- Firma vystavuje doklady se správnými údaji, hlídá platby a odpovídá za to, že účetní dostane všechny doklady za období.
- Účetní podklady kontroluje, zaúčtuje je, rozhoduje sporné případy (zálohy, cizí měny, obchody v rámci EU) a podává přiznání a hlášení – pokud se nedohodnete jinak.
- Systém hlídá údaje při vystavení, páruje platby, zaznamenává změny a připraví výstupy, které účetní použije.
S účetní se předem dohodněte na několika věcech. V jakém formátu chce faktury – Pohoda XML, ISDOC, nebo CSV. Do kdy podklady potřebuje. Kdo podání odesílá. A jak chce řešit kurz u cizích měn a vyúčtování záloh. Tyhle dohody pak nastavíme do systému, aby se nemusely opakovat každý měsíc.
Kdy se vyplatí fakturaci změnit?
Ne každá firma potřebuje nový systém. Pokud máte pár faktur měsíčně v korunách a účetní nic nevrací, současný stav vám nejspíš stačí.
Změna dává smysl, když se opakují tytéž opravy. Typické signály: účetní vrací podklady kvůli DIČ, fakturujete ve více měnách, pracujete se zálohami, nebo faktury vystavuje víc lidí. A také když podklady pro DPH umí připravit jen jeden člověk ve firmě.
Co s tím
Vezměte podklady za poslední měsíc a zapište si každou opravu, kterou jste před předáním účetní udělali. U každé si poznamenejte, kde chyba vznikla. Ten seznam ukáže, co má fakturace hlídat.
Se seznamem si objednejte audit provozu zdarma. Projdeme s vámi cestu od vystavení faktury po předání podkladů účetní a ukážeme, které kroky jde přesunout do systému.
Článek nenahrazuje daňové poradenství – výklad pro vaši firmu konzultujte s účetní nebo daňovým poradcem.