Když přepisujete objednávky do fakturace, párujete platby ručně a stav skladu hlídáte v tabulce, neplatíte jen za e-shopovou platformu. Platíte i za čas lidí, kteří dělají práci za systém. Shoptet za to nemůže – byl postavený pro jiný rozsah provozu, než jaký máte dnes.
Pro většinu nových e-shopů je Shoptet rozumná volba. Spustíte ho rychle, nemusíte řešit hosting ani vývoj a šablony s doplňky pokryjí běžné potřeby. Potíže přicházejí později a pozvolna. Každý nový požadavek obejdete doplňkem, exportem nebo ruční prací, až provoz drží pohromadě lidé, ne systém.
V článku projdeme pět signálů, že krabicová platforma přestává stačit. Pak se podíváme, kdy stačí doplněk a kdy se vyplatí přechod, a jak přechod provést, aby e-shop neztratil pozice ve vyhledávání.
Sklad, který žije mimo e-shop, je první signál
Zboží máte ve skladu, v e-shopu, na prodejně a u velkoobchodních odběratelů. Stav vedete v tabulce nebo ve skladovém programu a do e-shopu ho přenášíte ručně nebo exportem. Každý rozdíl mezi tabulkou a e-shopem znamená jedno ze dvou: prodali jste zboží, které nemáte, nebo máte zboží, které nikdo nevidí.
Signál zesílí, když potřebujete příjemky, výdejky, převody mezi sklady nebo inventury a e-shop o nich nic neví. Odpověď na otázku „kolik toho máme“ se pak liší podle toho, koho se zeptáte.
Jde to i jinak. Objednávka v e-shopu zboží rovnou rezervuje na skladu, takže ho nikdo neprodá dvakrát. Systém upozorní na nízký stav, ukáže zboží, které se neprodává, a spočítá, na kolik dní zásoba vydrží. Tak funguje sklad v našem vlastním systému, který 8 let vyvíjíme a provozujeme.
Ruční párování plateb a přepisování objednávek stojí víc, než se zdá
Druhý signál najdete v účtárně. Někdo každý den otevírá výpis z banky, hledá variabilní symboly a ručně označuje objednávky jako zaplacené. Třetí signál bývá hned vedle: jiný člověk přepisuje objednávky do fakturačního programu a na konci měsíce posílá účetní podklady z několika míst.
Každé přepsání je příležitost k chybě. Překlep v IČO, špatná sazba DPH, faktura na jinou adresu. Takové chyby se pak dohledávají při uzávěrce, kdy na to nikdo nemá čas.
V propojeném systému vzniká faktura přímo z objednávky. Údaje o firmě se načtou z ARES, DIČ odběratele z EU se ověří ve VIES. Platby z Fio banky se párují automaticky, u ČSOB a KB stačí importovat výpis. Kromě faktur vystavíte zálohové faktury, proformy, dobropisy i účtenky.
Účetní dostane export ve formátu, se kterým pracuje: Pohoda XML, ISDOC, nebo CSV s PDF doklady v ZIPu. Nikdo nemusí nic přepisovat ani skládat z více zdrojů.
Co systém připraví a co ne
Náš systém připraví knihu DPH, XML pro přiznání DPH, kontrolní a souhrnné hlášení. Podání na finanční úřad ale dělá vaše účetní nebo vy. Systém nic sám nepodává.
Další jazyky a vlastní postup objednávky ukazují hranice šablony
Čtvrtý signál přichází s prodejem do zahraničí. Prodej na Slovensko nebo do Německa neznamená jen přeložit texty. Potřebujete ceny a doklady v cizí měně se správným kurzem, ověření DIČ firemních odběratelů a jazykové verze, které vyhledávače poznají jako samostatné stránky.
Pátý signál je vlastní postup objednávky. Prodáváte firmám i koncovým zákazníkům, u dražších zakázek chcete zálohovou fakturu, nebo obchodník nejdřív připravuje nabídku a zákazník ji pak potvrdí. Krabicová platforma vede objednávku cestou, kterou navrhl její výrobce. Když potřebujete jinou, začnete ji obcházet.
S obcházením roste i počet doplňků a propojení. Každý doplněk dělá jednu věc, ale dohromady tvoří řetěz, který nikdo ve firmě nedrží celý v hlavě. Když jeden článek přestane fungovat, často se to dozvíte až od zákazníka.
Doplňky, nebo přechod? Rozhodněte podle toho, kde vzniká ruční práce
Přechod na jiný systém není automaticky lepší krok. Když vás trápí jedna konkrétní věc, třeba napojení na dopravce nebo export pro účetní, často ji vyřeší doplněk nebo propojení s jiným programem. Vyjde to levněji a nese menší riziko než přechod.
Přechod dává smysl, když ruční práce nevzniká na jednom místě, ale mezi systémy. Sklad, fakturace, platby a e-shop běží každý zvlášť a lidé mezi nimi přenášejí data. Další doplněk takový problém nezmenší. Přidá jen další místo, kde se data mohou rozejít.
| Doplňky ke krabicové platformě | Přechod na vlastní systém | |
|---|---|---|
| Kdy dává smysl | Chybí jedna nebo dvě funkce, provoz jinak funguje | Ruční práce vzniká mezi skladem, fakturací, platbami a e-shopem |
| Náklady | Tarif platformy a případné poplatky za doplňky | Jednorázová implementace a měsíční poplatek podle funkcí a využití |
| Postup objednávky | Podle toho, co umožní platforma a doplňky | Podle toho, jak skutečně prodáváte |
| Automatizace | V rozsahu jednotlivých doplňků | Pravidla se spouštěči, podmínkami a plánováním, webhooky, REST API |
| Data | Rozdělená mezi platformu a doplňky | Na jednom místě, export kdykoli ve formátu, který potřebujete |
| Riziko změny | Malé, doplněk lze vypnout | Vyšší, vyžaduje pečlivý převod dat a přesměrování |
Než se rozhodnete, sepište si, kudy prochází jedna objednávka od kliknutí zákazníka po zaúčtování. U každého kroku si poznamenejte, kdo ho dělá a jestli ručně. Takový nákres vám řekne víc než srovnání funkcí v ceníku.
Co si ujasnit, než začnete přechod plánovat
Přechod se plánuje od dat, ne od vzhledu. Než začnete vybírat šablonu nebo grafiku, ujasněte si tyto body:
- Jaká data převádíte: produkty s variantami, kategorie, parametry, ceny, fotky, zákaznické účty, adresy a historii objednávek.
- Které texty přivádějí návštěvnost z vyhledávání: popisy produktů a kategorií, titulky a meta popisy.
- Kdo ve firmě pracuje se kterou částí e-shopu a co od nového systému potřebuje.
- V jakém formátu chce podklady vaše účetní.
- Na kterých platebních bránách a dopravcích jste závislí.
Z běžných potřeb e-shopu umí náš systém platební brány GoPay, Comgate, Stripe a PayPal, napojení na Zásilkovnu, vouchery a připomínky opuštěných košíků. Zvládá více jazyků a faktury v EUR a USD kurzem ČNB. Každá úprava se zapisuje do záznamu změn, takže dohledáte, kdo co a kdy změnil.
Cenu tvoří jednorázová implementace a měsíční poplatek podle funkcí a využití. Data zůstávají vaše a dostanete je kdykoli ve formátu, který potřebujete. To se hodí i pro případ, že byste jednou chtěli systém změnit znovu.
Jak převést e-shop bez ztráty pozic ve vyhledávání
Největší riziko přechodu není technika, ale návštěvnost z vyhledávání. Vyhledávače mají zaindexované vaše současné adresy. Když nový e-shop adresy změní a staré nepřesměruje, zákazník z vyhledávání skončí na chybové stránce. Stránka pak postupně z výsledků vypadne a s ní i objednávky, které přiváděla.
Při převodu proto hlídáme tyto kroky:
- Sepíšeme všechny adresy starého e-shopu: produkty, kategorie, články a další stránky, které mají návštěvnost.
- Převedeme texty, titulky a meta popisy. Obsahové úpravy doporučujeme dělat až po spuštění, abyste jejich dopad změřili odděleně od přechodu.
- Sestavíme mapu přesměrování. Každá stará adresa vede trvalým přesměrováním na odpovídající novou stránku, ne plošně na úvodní stránku.
- Převedeme jazykové verze a zkontrolujeme terminologii.
- Po převodu porovnáme starý a nový e-shop a rozdíly opravíme.
- Po spuštění sledujte v Google Search Console chyby procházení a vývoj pozic a nové chyby opravujte průběžně.
Pozice nezaručí nikdo
Pečlivý převod riziko poklesu výrazně snižuje, krátkodobé výkyvy ve výsledcích vyhledávání se ale objevit mohou. Změřte proto stav pozic a návštěvnosti před přechodem, abyste měli s čím srovnávat.
Jak to vypadá v praxi: e-shop s jevištní technikou
Pro Divadelní služby Plzeň převádíme e-shop s jevištní technikou ze Shoptetu na náš systém. Jde o 287 produktů s 666 variantami, 1 170 objednávek z historie a 4 jazykové verze. Pro obchodní oddělení jsme nad systémem postavili nabídkovač, který z rozpočtů subdodavatelů v PDF nebo Excelu sestaví cenovou nabídku.
Na tomto projektu je dobře vidět, proč u přechodu rozhodují detaily. Každá varianta, objednávka i jazyková verze musí sedět ve starém i novém e-shopu. Proto oba e-shopy po převodu porovnáváme a rozdíly opravujeme dřív, než je uvidí zákazník.
Co s tím
Pokud jste v článku poznali víc než jeden signál, začněte nákresem cesty objednávky. Ukáže vám, jestli stačí doplněk, nebo jestli se vyplatí přechod.
Chcete na to druhý pohled? Nabízíme audit provozu zdarma. Za hodinu s vámi projdeme cestu objednávky od košíku po účetnictví a řekneme vám, kde vzniká ruční práce a jestli ji vyřeší doplněk, nebo přechod. Napište nám a domluvíme termín.